Absenzenverwaltung und Präsenzeitenerfassung

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Last updated: Sept. 25, 2023 by Thomas Bürki
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Beschreibung

Dieses Modul dient zur Absenzen-Beantragung sowie dessen Verwaltung. Der Antragsteller wird durch den Antragsprozess geführt worin die beteiligten Teilnehmer wie Vertreter, Vorgesetzter und Teamkoodinator/Admin involviert sind. Absenzen aller Art können beantragt und genehmigt sowie abgelehnt werden.

Das Tool ist dem Modul Zeit/Leistung zugeordnet und das ICON befindet sich wie die anderen BrokerStar Module in der linken Leiste und kann durch anklicken entsprechend geöffnet werden.

Offene Anträge erscheinen zusätzlich auf dem Homebildschirm eines jeden Benutzers und können mit einem Klick in der Rolle als Vorgesetzter, Vertreter oder Admin genehmigt oder abgelehnt werden.

Anleitung

Vorrausetzung für eine funktionierende Absenzen-Verwaltung ist, dass beim Benutzer im User-Profil (Admin/Benutzerverwaltung), jeweils ein Vorgesetzter eingegeben ist und dass die “Art der Absenz” und die “Feiertage” in den Einstellungen vom Absenzen-Tool hinterlegt sind.

Voreinstellungen:

Für den Administrator sind die Rechte entsprechend zu aktivieren, sodass dieser die Absenz-Arten als auch die Feiertage erfassen kann. Bitte gehen Sie dazu in das Berechtigungssystem und aktivieren Sie bei der Benutzergruppe die "Einstellungen":

Bitte aktivieren Sie in den einzelnen Benutzergruppen das Absenzmodul

Diese Einstellungen bewirken, dass der Mitarbeitende einen eigenen Absenzenantrag erstellen und verwalten kann, jedoch die, seiner Kollegen und Kolleginnen nicht. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin auf dem Homebildschirm das Widget "offene Absenzanträge" zu aktivieren.

Die Art der Absenz im System hinterlegen:

Dies kann durch den zugeteilten Absenzenadmistrator oder durch den BrokerStar-Administrator erledigt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor. Bitte wählen Sie die Absenzenverwaltung an und gehen Sie unter Aktionen in die Einstellungen

Bitte erfassen Sie nun Ihre Arten der Absenzen. Dieses können Ferien, Krankheit, Umzug, Weiterbildungen, überbetriebliche Kurse für Lernende, Kompensationstage u.v.m sein.



Die offiziellen Feiertage im System hinterlegen:

Im Anschluss empfehlen wir Ihnen die Erfassung der offiziellen Feiertage, welche ebenfalls unter den allgemeinen Einstellungen eingegeben werden können:

Beachten Sie beim Erfassen die Mehrsprachigkeit, sowie ob es sich um einen ganzen oder um einen halben Tag handelt. Sie könnten auch Ihre Betriebsferien hier registrieren, je nachdem wie Ihre Handhabung dieses in Ihrem Reglement vorsieht.



Einen Absenz-Antrag erfassen (Benutzersicht):

Der Mitarbeiter möchte beispielsweise eine halbtägige Absenz für einen Zahnarztbesuch beantragen. Hierzu geht dieser in die Absenzenverwaltung und erstellt eine neue Absenz mittels  "+Absenz erfassen".

Der Antragsteller muss folgende Angaben in der Maske ergänzen:

  1. Art

  2. Datum von bis

  3. ganzer oder halber Tag (Vor- oder Nachmittags)

  4. Vertretung

Der Vorgesetzte ist im System bereits vorkonfiguriert und im Antrag sichtbar. Mit dem Abspeichern wird dieser offene Absenzantrag nun auch dem Homebildschirm der involvierten Mitarbeiter sichtbar und wartet auf Genehmigung

Einen Absenz-Antrag genehmigen (Benutzersicht des Vertreters oder des Vorgesetzten):

Auf dem Homebildschirm sieht der Vertreter oder Vorgesetzte die zu genehmigenden Anträge. Durch Klick auf diesen Antrag, kann dieser geöffnet werden, selbstverständlich kann auch über die Absenzenverwaltung in den Antrag gegangen werden:

Die Maske öffnet sich zum Antrag genehmigen oder ablehnen. Hier das Beispiel, wenn die Vertretung bereits genehmigt hat:

Im letzten Schritt wird der Antrag noch vom Absenzen-Admin bearbeitet. Als Admin sind alle Anträge sichtbar. Es kann via Filter nach Antragssteller, Datum, Vertretungen  usw. beliebig selektiert werden.

Präsenzzeit-Erfassung

Mit der Präsenszeiterfassung werden die Arbeitszeiten erfasst und abgebildet Dieses Modul sollte nicht mit der Zeit- Leistungserfassung, die per Timer gestartet wird, verwechselt werden.  Während der
Präsenzzeit werden natürlich Leistungen erbracht, die ebenso im Brokerstar geloggt werden können und den Präsenszeiten gegenübergestellt werden können.
Dieses Tool dient dazu, dass Ihre Mitarbeiter neben der Leistungserfassung Ihre Präsenzzeit täglich im System erfassen können und somit die Arbeitgeberpflicht zur Erfassung erfüllt ist.

Mehr zur Rechtlichen Lage finden Sie unter diesen Links:
Checkliste Arbeitz-Zeit-Erfassung
file:///C:/Users/Thomas/Downloads/Checkliste%20AZE_de.pdf

SECO, alles zur Arbeitszeit-Erfassung
https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Arbeitsbedingungen/Arbeitnehmerschutz/Arbeits-und-Ruhezeiten/Arbeitszeiterfassung.html

Eine Auswertung der Daten kann über einen Report erfolgen, der durch den Administrator erstellt, werden kann. Die Soll-Arbeitszeit kann derzeit nicht hinterlegt werden, um auch allenfalls Überzeiten direkt ablesen zu können. Hingegen ist auf dem Report die Differenz ersichtlich Zeit-/Leistung und erfasste Präsenzzeit.

Dazu gehen Sie in den Admin Bereich und wählen unter dem Menü Excel-Export/Import die Funktion "Präsenzzeit Export" aus:

Hier das Muster eines Excelexports:

Anleitung wird noch vervollständigt

Nutzen

Einfaches Verwalten und Beantragen verschiedener Absenzen Ihrer Mitarbeiter. Kontrollierter Prozess, der reguliert, dass die Anspruchsgruppen informiert sind.

BrokerStar konformes und gewohntes Layout sowie Handling sind für den Anwender ein plus.

Kein externes System nötig, Mitarbeiter und dessen Vorgesetzte werden ja bereits in der Benutzerverwaltung entsprechend geführt.

Noch offene Absenzenanträge sind auf dem Homebildschirm im Dashboard in rot aufgeführt und können daher nicht übersehen werden.

Gut zu wissen

  1. Ein Migrationskonzept zur Übernahme bestehender Absenzen aus anderen Applikationen besteht nicht.

  2. Noch offene Absenzenanträge sind auf dem Homebildschirm im Dashboard in rot aufgeführt. Bitte im Widget "Offene Absenzanträge" auswählen.

  3. Die Art der Absenz sowie die offiziellen Feiertage sollten im System hinterlegt sein. Ebenso muss der Vorgesetzte im Benutzerprofil ausgewählt sein.

  4. Sollte in der beantragten Ferienwoche ein Feiertag sein, so weist das Modul den Tag automatisch aus. Dieser muss also nicht manuell von der gesamt Anzahl Tage abgezogen werden.

  5. Die Absenz kann von Vertreter, Vorgesetztem und Admin unabhängig in beliebiger Reihenfolge genehmigt bzw. abgelehnt werden.

  6. Der Admin kann für einen Benutzer einen Absenzantrag stellen. (Dies kann bei Krankheit hilfreich sein, wenn der Benutzer seine Absenz nicht selbst einträgt.)

Limitierungen

  1. Zur Zeit ist es nicht möglich in der Absenzenverwaltung einen Excelexport bzw. eine Übersichtsliste aus dem System zu ziehen. (Für die Präsenzzeit ist dies bereits möglich).

  2. Der Antragsteller löst bei Erstellung seines Antrages keine Push-Nachricht aus. Vertreter, Vorgesetzte oder auch der Admin müssen proaktiv auf dem Homebildschirm offene Anträge feststellen und bearbeiten.

  3. Nur eine Vertretung kann ausgewählt werden

  4. Noch kann kein Feriensaldo hinterlegt werden, um die Anzahl der Ferientage verwalten zu können.