Reduce and avoid storage space

Description:

Through digitisation, we are carelessly archiving more and more data. Having several GB of data storage is no longer a rarity. Nevertheless, it should be borne in mind that all data/documents that you manage in BrokerStar must be hosted on the one hand and also backed up on the other. We have provided you with some important information on storage usage as well as tips on how to save storage space.

Storage usage is displayed in BrokerStar:

Wherever you can upload files, the storage space usage is displayed. It is visible in the file manager or appears as soon as you upload a file.

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Your contracted storage space is stored in the database of your BrokerStar installation. If this limit is exceeded when uploading new files, the upload will be prevented. To avoid this, you should order the desired increase for additional storage space well in advance by support ticket or telephone.Your contracted storage space is stored in the database of your BrokerStar installation. If this limit is exceeded when uploading new files, the upload will be prevented. To avoid this, you should order the desired increase for additional storage space well in advance by support ticket or telephone.

Instruction:

NOT YET TRANSLATED

1.Platz sparen durch regelmässiges Löschen von Dateien.

• Daten löschen

Löschen Sie Ihre Dateien oder Datensätze mit der Löschen-Funktion in Ihrem BrokerStar. Entweder durch Rechtsklick mit Ihrer Maus auf beispielsweise ein PDF.

Oder benutzen Sie das Symbol. Hier werden Sie auch nochmals gefragt, ob Sie sicher sind.

Diese Datei ist nun, wie im Fachjargon bezeichnet, softdeleted. Das bedeutet, dass diese Daten noch in Ihrer Datenbank sind und durch Sie wieder hergestellt werden können, falls die Datei beispielsweise aus versehen gelöscht wurde. Auch wird noch Speicherplatz belegt.

• Gelöschte Daten unwiderruflich löschen

Beachten Sie, dass dies nur ein User vornehmen kann, der ADMIN-Berechtigung hat. Wünschen Sie, dass auch andere User unwiderruflich löschen können, stellen Sie dies bitte im Admin Bereich in den Berechtigungen für die entsprechende Benutzergruppe ein. 

Um Dateien unwiderruflich zu löschen, bitte gehen Sie wie folgt vor:

Via berechtigter User bzw. der Administrator:

Berechtigte User haben über den Bereich Dateimanager unter Dateiliste die Möglichkeit einzelne (Auswahl ist zu selektieren) aber auch alle Dateien unwiderruflich zu löschen.

Diese unwiderruflich gelöschten Dateien sind nun nicht mehr in Ihrer Datenbank und benötigen auch keinen Speicherplatz mehr.

2. Platz sparen beim Scannen von Dokumenten:

Beachten Sie auch, dass Ihre elektronische Archivierung nicht zu voluminös wird, was sehr schnell passieren kann, wenn folgende Punkte zum Beispiel bereits beim Einscannen von Dokumenten nicht beachtet werden:

• Das richtige Gerät mit der richtigen Auflösung: Eine Auflösung von 150 bis 300dpi genügt zur guten Lesbarkeit.
• Die richtige Farbeinstellung: Scannen Sie die Dokumente möglichst in schwarz-weiss
• Das richtige Dateiformat: Beim Dateityp kann für Texte GIF gewählt werden für eine anschliessende Umwandlung in PDF bzw. PDF/A oder konfigurieren Sie Ihre Geräte bereits entsprechend. 
• Die richtige Dateigrösse: Ein Dokument sollte auf jeden Fall kleiner sein als im durchschnitt 1 MB. Eine im BrokerStar erzeugte Rechnung hat zB eine Grösse von nur ca. 10 KB. Erzeugen Sie daher, wenn immer möglich PDFs direkt aus dem Quellprogramm (BrokerStar, Word, DXP etc) und vermeiden Sie das Einscannen.

Neuere Scanner können übrigens Dokumente oft höher komprimieren, ohne die Qualität zu beeinflussen. Das gilt auch für kleine, kostengünstige Tischscanner.