Ridurre ed evitare lo spazio di archiviazione

Configurazione:

A causa della digitalizzazione, stiamo incautamente archiviando sempre più dati. Avere diversi GB di memoria di dati non è più una rarità. Tuttavia, bisogna considerare che tutti i dati/documenti che gestite in BrokerStar devono essere ospitati da un lato e anche sottoposti a backup dall'altro. Vi abbiamo fornito alcune informazioni importanti sull'uso dell'archiviazione, nonché consigli su come risparmiare spazio di archiviazione.

L'uso della memoria viene visualizzato in BrokerStar:

Ovunque si possano caricare dei file, viene visualizzato l'utilizzo dello spazio su disco. È visibile nel file manager o appare non appena si carica un file.

Il vostro spazio di archiviazione contrattato è memorizzato nel database della vostra installazione BrokerStar. Se questo limite viene superato quando si caricano nuovi file, il caricamento verrà impedito. Per evitare questo, si dovrebbe ordinare l'aumento desiderato per lo spazio di archiviazione aggiuntivo con largo anticipo tramite ticket di supporto o telefono.

Istruzioni:

1. Platz sparen durch regelmässiges Löschen von Dateien

• rimuovere i dati

Cancellate i vostri file o record con la funzione di cancellazione nel vostro BrokerStar. O cliccando con il tasto destro del mouse su, per esempio, un PDF.

Oppure usa l'icona. Qui vi sarà anche chiesto di nuovo se siete sicuri.

Questo file è ora soft-deleted, come viene chiamato in gergo tecnico. Ciò significa che questi dati sono ancora nel vostro database e possono essere ripristinati da voi se, per esempio, il file è stato cancellato per errore. Inoltre, lo spazio di memoria è ancora occupato.

• Cancellare irrevocabilmente i dati cancellati

Nota che questo può essere fatto solo da un utente che ha il permesso ADMIN. Se volete che anche altri utenti possano cancellare irrevocabilmente, andate nella "area amministratore" sotto "Utente" in "Gestione gruppi di utenti" e lì nei permessi per il file manager l'autorizzazione.

Per cancellare i file in modo irrevocabile, procedete come segue:

Tramite utente autorizzato o tramite l'amministratore

Gli utenti autorizzati hanno la possibilità di cancellare singoli file (deve essere fatta una selezione) o tutti i file irrevocabilmente attraverso l'area "File manager" sotto "File list".

Questi file cancellati irrevocabilmente ora non sono più nel vostro database e non richiedono alcuno spazio di archiviazione.

2. Risparmiare spazio durante la scansione dei documenti:

Fate anche attenzione che la vostra archiviazione elettronica non diventi troppo voluminosa, cosa che può accadere molto rapidamente se i seguenti punti, per esempio, non sono già stati presi in considerazione durante la scansione dei documenti:

• Il giusto dispositivo con la giusta risoluzione: una risoluzione da 150 a 300 dpi è sufficiente per una buona leggibilità.
• La giusta impostazione del colore: scansionate i documenti in bianco e nero, se possibile.
• Il giusto formato di file: GIF può essere selezionato come tipo di file per i testi per la successiva conversione in PDF o PDF/A, o configurare i dispositivi di conseguenza. 
• La giusta dimensione del file: un documento dovrebbe essere più piccolo di 1 MB in media. Per esempio, una fattura creata in BrokerStar ha una dimensione di soli 10 KB circa. Perciò, quando possibile, create i PDF direttamente dal programma di origine (BrokerStar, Word, DXP ecc.) ed evitate la scansione.

A proposito, gli scanner più recenti possono spesso comprimere i documenti più in alto senza compromettere la qualità. Questo vale anche per i piccoli ed economici scanner da tavolo.