Réduire et éviter l'espace de stockage

Description:

En raison de la numérisation, nous archivons imprudemment de plus en plus de données. Disposer de plusieurs Go de stockage de données n'est plus une rareté. Néanmoins, il faut considérer que toutes les données/documents que vous gérez dans BrokerStar doivent être hébergés d'une part et sauvegardés d'autre part. Nous vous avons fourni des informations importantes sur l'utilisation de l'espace de stockage, ainsi que des conseils sur la manière d'économiser cet espace.

L'utilisation de l'espace de stockage est affichée dans BrokerStar:

Partout où vous pouvez télécharger des fichiers, l'utilisation de l'espace disque est affichée. Il est visible dans le gestionnaire de fichiers ou apparaît dès que vous téléchargez un fichier.

Votre espace de stockage contractuel est stocké dans la base de données de votre installation BrokerStar. Si cette limite est dépassée lors du téléchargement de nouveaux fichiers, le téléchargement sera empêché. Pour éviter cela, vous devez commander l'augmentation souhaitée de l'espace de stockage supplémentaire bien à l'avance via un ticket d'assistance ou par téléphone.

Instructions:

1.Économisez de l'espace en supprimant régulièrement des fichiers.

• Supprimer les données

Supprimez vos fichiers ou enregistrements avec la fonction de suppression de votre BrokerStar. Soit en cliquant avec le bouton droit de la souris sur, par exemple, un PDF. 

Ou utilisez l'icône. Ici, on vous demandera à nouveau si vous êtes sûr.

Ce fichier est maintenant soft-deleted, comme on l'appelle dans le jargon technique. Cela signifie que ces données sont toujours présentes dans votre base de données et que vous pouvez les restaurer si, par exemple, le fichier a été supprimé par erreur. De plus, l'espace mémoire est toujours occupé. 

• Supprimer irrévocablement les données supprimées

Notez que cette opération ne peut être effectuée que par un utilisateur disposant de l'autorisation ADMIN. Si vous souhaitez que d'autres utilisateurs puissent procéder à des suppressions irrévocables, veuillez le définir dans la "Zone administrateur" sous "Utilisateur" dans les autorisations correspondant du "Gérer les groupes d'utilisateurs":

Pour supprimer des fichiers de manière irrévocable, veuillez procéder comme suit :

Via un utilisateur autorisé ou l'administrateur:

Les utilisateurs autorisés ont la possibilité de supprimer des fichiers individuels (une sélection doit être effectuée) ou tous les fichiers de manière irrévocable via le gestionnaire de fichiers sous "Liste des fichiers".

Ces fichiers ne figurent plus dans votre base de données et ne nécessitent plus d'espace de stockage.

2. Gagner de l'espace lors de la numérisation de documents:

Veillez également à ce que votre archivage électronique ne devienne pas trop volumineux, ce qui peut arriver très rapidement si les points suivants, par exemple, ne sont pas déjà pris en compte lors de la numérisation des documents:

• Le bon appareil avec la bonne résolution: une résolution de 150 à 300 dpi est suffisante pour une bonne lisibilité.
• Le bon réglage des couleurs: numérisez les documents en noir et blanc si possible.
• Le bon format de fichier: Avec le type de fichier GIF, vous pouvez sélectionner les textes pour une conversion ultérieure en PDF ou PDF/A ou configurer vos appareils en conséquence. 
• La taille correcte des fichiers: un document doit être inférieur à 1 Mo en moyenne. Une facture créée dans BrokerStar, par exemple, ne pèse que 10 Ko environ. Par conséquent, dans la mesure du possible, créez des PDF directement à partir du programme source (BrokerStar, Word, DXP, etc.) et évitez la numérisation.

À propos, les scanners les plus récents peuvent souvent compresser davantage les documents sans en affecter la qualité. Cela vaut également pour les petits scanners de bureau peu coûteux.