Konfiguration
1. Um das E-Mailing einzurichten, gehen Sie in Ihr Profil und klicken Sie auf "Mail Optionen ändern":
2. Sollten Sie sich mit einem normalen Mail Account connecten folgen Sie Punkt 2.a, alternativ sollten Sie sich mit einem Microsoft 365 Account verbinden wollen folgen Sie dem Punkt 2.b.
2. a) Geben Sie nun Ihre Kontodaten von Ihrem Mail-Provider an. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren technischen Support.
- Sie haben das Email Modul aktiviert, wenn "Ja" steht, bei "Nein" bitte WMC Support kontaktieren
- Klicken Sie auf "Mail-Optionen ändern" um die Email Synchronisation einzurichten
- Tragen Sie die E-Mailadresse des jeweiligen User/Benutzer ein
- Das Passwort, ist das Passwort, dass der jeweilige User/Benutzer hat um sich bei seinem Email Provider anzumelden
- Den Host SMTP finden Sie heraus indem Sie diesen zum Beispiel im Internet suchen (Google: SMTP von Gmail z.B.) oder Ihren technischen Support fragen
Das gleiche können Sie nun auch für den Host IMAP machen
Nun können Sie die Verbindung testen.
2. b)
- Sie haben das Email Modul aktiviert, wenn "Ja" steht, bei "Nein" bitte WMC Support kontaktieren
- Klicken Sie auf "Mail-Optionen ändern" um die Email Synchronisation einzurichten
- Klicken Sie auf den Button " Mit Microsoft 365 Verbinden"
- Sie werden auf die Login Seite von Microsoft weitergeleitet
- Geben Sie hier nun Ihre Zugangsdaten ein, danach sollten Sie wieder ins Brokerstar zurückgeleitet werden und die folgende Meldung sollte erscheinen
- Nun sind die IMAP und SMTP Einstellungen hinterlegt gehen Sie erneut auf Mail-Optionen ändern
- Füllen Sie nun Benutzername sowie E-Mail aus (Achtung diese sind nicht zwingend das Gleiche) im zweifelsfall Fragen Sie Ihren zuständigen Techniker
- Testen Sie die IMAP und SMTP Verbindung mittels des Buttons "Verbindung testen"
- Nachdem Sie zweimal die Meldung "Connection succeeded" erhalten haben können Sie auf Speichern klicken
3. Bitte informieren Sie die WMC-Hotline, dass Sie in Ihrer Installation die Funktionalität E-Mailing verwenden, damit WMC die automatische Synchronisierung aktivieren kann.
Benutzung
Nun können Sie die E-Mail erstellen und versenden. Nach dem Versenden bleibt die E-Mail offen. Klicken Sie auf E-Mailing um in die E-Mail-Liste zu gelangen.
Die Nachricht kann aus dem Hauptmenü erstellt werden oder auch direkt aus dem Kontakt oder Police.
Achtung Massnahme nach Release 2.24.1 vom 03.10.22
Im Userprofil die Schritte 2.b) 3. bis 5. durchführen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Nutzen
Das Modul E-Mailing bietet dem User die Möglichkeit, E-Mails direkt aus dem Programm zu versenden bzw. zu empfangen. Die gesendete oder empfangene Nachricht wird automatisch vom System direkt am richten Kontakt oder gar Police zugeordnet.
Gut zu wissen:
- E-Mails werden direkt beim Kunden bzw. bei der Police abgelegt, wenn ein Bezug besteht:
- E-Mail-Adresse wird erkannt, wenn diese im Adressbuch / beim Kunden vorhanden ist.
- Wenn in der Email-Betreffzeile, die Policennummer in eckiger Klammer steht [xxx] → dann wird die E-Mail bei der entsprechenden Police abgelegt.
- Die Synchronisation findet automatisch alle 15 min statt.
- SMTP + IMAP muss unterstützt werden, damit die Synchronisation möglich ist.
- E-Mails können direkt aus der Textverarbeitung geschickt werden. Es wird dann automatisch ein PDF erzeugt.
- Das Verzeichnis unter der SMTP-Einstellungen muss korrekt ausgewählt werden, damit Mails versendet und abgelegt werden können.
Limitierungen
- Massenversand ist nicht möglich.
- Signaturen können nicht hinterlegt werden.