Speicherplatz reduzieren und vermeiden

Beschreibung:

Durch die Digitalisierung archivieren wir leichtfertig mehr und mehr Daten. Etliche GB Datenspeicher zu haben ist keine Seltenheit mehr. Dennoch sollte bedacht werden, dass alle Daten/Dokumente, die Sie im BrokerStar verwalten zum einen gehostet und zum anderen auch gesichert werden müssen. Wir haben Ihnen hier ein paar wichtige Informationen zur Speichernutzung sowie Tipps zum Speicherplatz sparen.

Speichernutzung wird im BrokerStar angezeigt:

Überall dort, wo Sie Dateien uploaden können wird die Speicherplatznutzung angezeigt. Sie ist sichtbar im Dateimanager oder erscheint sobald Sie eine Datei hochladen.

Ihr vertraglich vereinbarter Speicherplatz wird in der Datenbank Ihrer BrokerStar-Installation hinterlegt. Wird dieses Limit beim Hochladen von neuen Dateien überschritten, wird der Upload verhindert. Um das zu vermeiden, sollten Sie rechtzeitig im Voraus per Support-Ticket oder Telefon die gewünschte Erhöhung für zusätzlichen Speicherplatz bestellen.

Anleitung:

1.Platz sparen durch regelmässiges Löschen von Dateien.

• Daten löschen

Löschen Sie Ihre Dateien oder Datensätze mit der Löschen-Funktion in Ihrem BrokerStar. Entweder durch Rechtsklick mit Ihrer Maus auf beispielsweise ein PDF.

Oder benutzen Sie das Symbol. Hier werden Sie auch nochmals gefragt, ob Sie sicher sind.

Diese Datei ist nun, wie im Fachjargon bezeichnet, softdeleted. Das bedeutet, dass diese Daten noch in Ihrer Datenbank sind und durch Sie wieder hergestellt werden können, falls die Datei beispielsweise aus versehen gelöscht wurde. Auch wird noch Speicherplatz belegt.

• Gelöschte Daten unwiderruflich löschen

Beachten Sie, dass dies nur ein User vornehmen kann, der ADMIN-Berechtigung hat. Wünschen Sie, dass auch andere User unwiderruflich löschen können, stellen Sie dies bitte im Admin Bereich in den Berechtigungen für die entsprechende Benutzergruppe ein. 

Um Dateien unwiderruflich zu löschen, bitte gehen Sie wie folgt vor:

Via berechtigter User bzw. der Administrator:

Berechtigte User haben über den Bereich Dateimanager unter Dateiliste die Möglichkeit einzelne (Auswahl ist zu selektieren) aber auch alle Dateien unwiderruflich zu löschen.

Diese unwiderruflich gelöschten Dateien sind nun nicht mehr in Ihrer Datenbank und benötigen auch keinen Speicherplatz mehr.

2. Platz sparen beim Scannen von Dokumenten:

Beachten Sie auch, dass Ihre elektronische Archivierung nicht zu voluminös wird, was sehr schnell passieren kann, wenn folgende Punkte zum Beispiel bereits beim Einscannen von Dokumenten nicht beachtet werden:

• Das richtige Gerät mit der richtigen Auflösung: Eine Auflösung von 150 bis 300dpi genügt zur guten Lesbarkeit.
• Die richtige Farbeinstellung: Scannen Sie die Dokumente möglichst in schwarz-weiss
• Das richtige Dateiformat: Beim Dateityp kann für Texte GIF gewählt werden für eine anschliessende Umwandlung in PDF bzw. PDF/A oder konfigurieren Sie Ihre Geräte bereits entsprechend. 
• Die richtige Dateigrösse: Ein Dokument sollte auf jeden Fall kleiner sein als im durchschnitt 1 MB. Eine im BrokerStar erzeugte Rechnung hat zB eine Grösse von nur ca. 10 KB. Erzeugen Sie daher, wenn immer möglich PDFs direkt aus dem Quellprogramm (BrokerStar, Word, DXP etc) und vermeiden Sie das Einscannen.

Neuere Scanner können übrigens Dokumente oft höher komprimieren, ohne die Qualität zu beeinflussen. Das gilt auch für kleine, kostengünstige Tischscanner.