Daten exportieren und importieren

In tabellarischen Übersichten (z. B. Policen, Kontakte) steht eine Export- und Import-Funktion zur Verfügung. Damit laden Sie Daten entweder in verschiedenen Formaten (z.B. Excel, JSON) herunter oder spielen diese aus einer Datei in BrokerStar ein.

Im Moment ist der Import nur bei folgenden Modulen aktiv. Weitere werden nach und nach hinzugefügt.

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Wo finde ich die Export- und Import-Funktion?

Auf einer Übersichtsseite (Tabelle/Liste) finden Sie in den Aktionen “Resssource” die Funktion „Export" und „Import".

Export steht praktisch überall zur Verfügung, wo Sie eine Liste sehen.
Import ist nur für ausgewählte Bereiche freigeschaltet, in denen sowohl das Erstellen als auch das Bearbeiten von Datensätzen möglich ist.

Mit einem Klick auf „Export" bzw. „Import" öffnet sich ein Fenster (Bild unten). Das Fenster können Sie, sofern gewünscht, mit der Maus am oberen Ende verschieben oder an den Seiten vergrössern.

Daten exportieren

Ausgabeformat

Wählen Sie eines der vier Formate aus (roter Rahmen im Bild unten):

Format	Hinweis

Format	Hinweis
JSON	Alle Daten werden gemeinsam in einer strukturierten Datei (sog. JSON-Array) gespeichert. Dieses Format eignet sich vor allem für den Austausch mit anderen Systemen.
CSV	Die Daten werden in einer Datei gespeichert. Jede Zeile entspricht einem Datensatz, die einzelnen Werte sind durch Kommas getrennt. Die Datei kann direkt in Excel geöffnet werden; Umlaute und Sonderzeichen werden korrekt dargestellt.
NDJSON	Jeder Datensatz wird in einer eigenen Zeile gespeichert. Dieses Format ist hauptsächlich für die automatische Verarbeitung durch andere Systeme gedacht.
Excel (XLSX)	Die Daten werden als übersichtliche Excel-Tabelle ausgegeben. Überschriften sind formatiert, Datums- und Zahlenwerte werden korrekt erkannt und die Spaltenbreiten automatisch angepasst.

Hinweis: Sehr grosse Excel-Exporte (mehrere Tausend Werte) werden vor dem Download vollständig im Arbeitsspeicher erstellt. Bei einer besonders hohen Anzahl an Datensätzen kann die Erstellung daher länger dauern als bei anderen Exportformaten.

Einträge

Legen Sie fest, welche Zeilen exportiert werden:

Ausgewählt – erscheint nur, wenn Sie zuvor in der Liste Zeilen über die Checkboxen markiert haben. Es werden genau diese Datensätze exportiert.
Alle exportieren – exportiert die gesamte (gefilterte) Liste.
Auswählen… – öffnet ein Suchfeld, in dem Sie gezielt einzelne Datensätze auswählen können.

Selektieren Sie „Auswählen…", ohne etwas auszuwählen, oder „Ausgewählt" ohne vorherige Selektierung der Daten in der Tabelle, erscheint der Hinweis „Bitte Einträge auswählen oder die Option „Alle" verwenden." und der Download-Button bleibt gesperrt.

Felder

Legen Sie fest, welche Spalten exportiert werden sollen:

Standard – die aktuellen Spalten der Tabelle.
Alle – sämtliche für Sie sichtbaren Felder bzw. Spalten.
Auswählen… – eine durchsuchbare Auswahl einzelner Felder.

Es werden nur Felder angezeigt, für die Sie die Leseberechtigung haben – für Sie gesperrte Felder erscheinen weder in der Auswahl noch im Export.

Sprache

Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache Spaltenüberschriften und übersetzbare Werte exportiert werden. Zur Auswahl stehen die in BrokerStar verwendeten Sprachen sowie die Option „Keine" (unübersetzte, technische Feldnamen und Rohwerte – nützlich für die Weiterverarbeitung) zur Verfügung. Ihre eigene Sprache ist mit dem blauen Label „Sie" markiert.

Erweitert

Über den ausklappbaren Bereich „Erweitert" stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

Seitenaufteilung – „Alle exportieren" (Standard)

Alle exportieren: Alle Datenzeilen auf einer Seite

oder „Einzelne Seite" mit wählbarer Seitenzahl und Anzahl Einträge pro Seite.

Einzelne Seite: Legen Sie fest, wie viele Daten sie por Seite exportier haben möchten

Dateiname – ein freier Dateiname mit auswählbaren Platzhaltern für das Datum {date}, die Zeit {datetime} und Seiten {page} kann individuell durch Sie festgelegt werden. Der definierte Dateiname wird in einer Live-Vorschau bei “Speichern als” angezeigt.

Zusammenfassung & Anfrage anzeigen

Unten im Fenster fasst eine Zeile Ihre aktuelle Auswahl zusammen (Format, Felder, Sprache, ggf. Seite). Über „Anfrage anzeigen" blenden Sie die tatsächliche (technische) Abrufadresse ein. Das ist nützlich, wenn Sie den Export z. B. in einem eigenen Skript nachbauen möchten.

Herunterladen

Klicken Sie auf „Herunterladen", um die Datei mit den gewählten Einstellungen zu erzeugen. Über „Zurücksetzen" setzen Sie das Fenster auf Ihre Standardeinstellungen bzw. Ihre als Standard hinterlegte Voreinstellung zurück.

Daten importieren

Der Import führt Sie in drei Schritten durch den Vorgang: Datei → Spalten zuordnen → Ergebnis.

Schritt 1: Datei

Ziehen Sie eine Datei in das Feld oder klicken Sie auf „durchsuchen".
Aktuell Unterstützte Formate: CSV, XLSX, JSON, NDJSON.
Über „Benötigen Sie das Spaltenlayout?" können Sie eine leere Vorlage oder ein ausgefülltes Beispiel (jeweils als CSV oder Excel) herunterladen, um das erwartete Spaltenformat zu sehen.
Klicken Sie auf „Weiter", um die Datei einzulesen.

Wichtige Regel: Zeilen mit einer ID aktualisieren den passenden, bestehenden Datensatz. Das heisst, dass bspw. Kontakte, die eine feste ID besitzen, die Kontakte überschrieben werden. Besitzen Zeilen keine ID, wird ein neuer Eintrag erstellt. Ein Import kann also gleichzeitig neue Datensätze anlegen und bestehende aktualisieren.

Schritt 2: Spalten-Zuordnung

Das System versucht, die Spalten Ihrer Datei automatisch den passenden Feldern zuzuordnen. Sie können das anhand des grünen Labels “Auto” erkennen.

Sie sehen pro Spalte:

Ihre Spalte	Importiert in

Ihre Spalte

Importiert in

Spalten aus Ihrem Dokument, die erkannt wurden

Automatische Zuordnung (automatisch, manuell oder schreibgeschützt)

→ Via Dropdown können Sie die Zuordnung aus “Ihrer Spalte” manuell einem anderen Spaltenwert zuordnen oder festlegen, wenn diese nicht importiert werden soll.

-> Ignoriert, oder schreibgeschützt (kann nicht zugeordnet werden).

Eine Zusammenfassung: „%mapped% zugeordnet · %ignored% ignoriert · %rows% Zeilen".

Darunter legen Sie zwei weitere Optionen fest:

Bei Fehler:

Fortfahren – Fehlerhafte Zeilen werden erfasst, der Import läuft für die übrigen Zeilen weiter.
Stoppen / zurückrollen – Bei der ersten fehlerhaften Zeile wird der gesamte Import zurückgerollt; es wird nichts gespeichert.

Ausführen:

Live – der Import läuft sofort, Sie sehen das Ergebnis direkt im Anschluss.
Im Hintergrund – der Import läuft als Hintergrundprozess; Sie werden benachrichtigt, sobald er fertig ist.

Automatischer Hintergrundlauf: Ab einer bestimmten Zeilenzahl ist „Live" nicht mehr wählbar – die Datei wird automatisch im Hintergrund verarbeitet, mit dem Hinweis „Diese Datei hat [Anzahl] Zeilen — über dem Live-Limit von [Grenzwert] Zeilen, daher läuft sie automatisch im Hintergrund."

Klicken Sie anschliessend auf „Import ausführen" (Live) bzw. „Import starten" (Hintergrund).

Schritt 3: Ergebnis

Bei Hintergrundlauf: Sie sehen sofort „Import im Hintergrund gestartet" mit dem Hinweis, dass Sie das Fenster schliessen können und bei Fertigstellung benachrichtigt werden.

Bei Live-Ausführung erscheint eine von drei Meldungen:

Ergebnis	Bedeutung

Ergebnis	Bedeutung
Import abgeschlossen	Alle Zeilen wurden erfolgreich importiert.
Import mit Problemen abgeschlossen	Es wurde jede Zeile verarbeitet; einzelne Zeilen sind trotzdem fehlgeschlagen (nur bei „Fortfahren").
Import zurückgerollt	Eine Zeile ist fehlgeschlagen, der gesamte Import wurde rückgängig gemacht (nur bei „Stoppen / zurückrollen").

Dazu eine Übersicht mit vier Kern-Informationen: Erstellt, Aktualisiert, Übersprungen, Fehler. Bei Fehlern werden bis zu 8 betroffene Zeilen mit Zeilennummer und Fehlermeldung aufgelistet (bei mehr Fehlern: „+[Anzahl] weitere Zeilen mit Fehlern").

Über die Schaltflächen unten können Sie „Zurück" zu Schritt 2, „Weiteren importieren" (neuer Import) oder „Fertig" (Fenster schliessen) wählen.

Mögliche Fehlermeldungen

Meldung	Bedeutung

Meldung	Bedeutung
„Bitte wählen Sie eine Datei zum Hochladen."	Es wurde keine Datei ausgewählt.
„Die hochgeladene Datei ist leer."	Die Datei enthält keine Daten.
„Die Datei enthielt keine Zeilen."	Die Datei konnte gelesen werden, enthielt aber keine Datenzeilen.
„Ressource ‚…' erlaubt keinen Import (benötigt Erstell- und Aktualisierungsrechte)."	Import ist für diesen Bereich nicht freigeschaltet.

Voreinstellungen

Sowohl beim Export als auch beim Import können Sie Ihre gewählten Einstellungen (Format/Felder bzw. Spaltenzuordnung, Sprache, Dateiname, Fenstergrösse) als Voreinstellung speichern und später wiederverwenden. Export- und Import-Voreinstellungen werden getrennt geführt.

Speichern – legt eine neue Voreinstellung unter einem von Ihnen vergebenen Namen an.
Aktualisieren – überschreibt die aktuell gewählte Voreinstellung mit den aktuellen Einstellungen.
Anwenden – übernimmt eine gespeicherte Voreinstellung in Ihre aktuelle Auswahl.
Als Standard festlegen – macht eine Voreinstellung zu Ihrer Standard-Voreinstellung; diese wird angewendet, wenn Sie im Fenster auf „Zurücksetzen" klicken.
Löschen – entfernt eine Voreinstellung.

Persönlich oder geteilt: Voreinstellungen sind standardmässig persönlich. Nutzerinnen und Nutzer mit Administrationsrechten können eine Voreinstellung zusätzlich als „Geteilt (Admin)" markieren – sie steht dann allen Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung.

Häufige Fragen

Frage	Antwort

Frage	Antwort
Warum sehe ich bei einer bestimmten Liste keinen „Import"-Button?	Import ist nicht für alle Bereiche freigeschaltet, sondern nur dort, wo sowohl das Erstellen als auch das Bearbeiten von Datensätzen vorgesehen ist. Export hingegen steht praktisch überall zur Verfügung.
Was passiert, wenn meine Import-Datei eine Spalte „ID" enthält?	Zeilen mit einer ausgefüllten ID aktualisieren den entsprechenden, bereits bestehenden Datensatz. Zeilen ohne ID legen einen neuen Eintrag an.
Muss ich vor dem Export etwas in der Liste auswählen?	Nein – nur wenn Sie beim Export „Ausgewählt" oder „Auswählen…" wählen. Mit „Alle exportieren" benötigen Sie keine vorherige Auswahl.
Wie finde ich heraus, welche Spalten meine Import-Datei enthalten sollte?	Laden Sie im ersten Schritt des Imports die leere Vorlage oder das ausgefüllte Beispiel herunter.
Was ist der Unterschied zwischen „Fortfahren" und „Stoppen / zurückrollen"?	„Fortfahren" verarbeitet alle Zeilen und protokolliert Fehler einzeln. „Stoppen / zurückrollen" bricht beim ersten Fehler komplett ab und macht auch bereits erfolgreich verarbeitete Zeilen dieses Imports rückgängig.
Muss ich auf einen grossen Import warten?	Nicht zwingend: Ab einer bestimmten Dateigrösse läuft der Import automatisch im Hintergrund, und Sie werden bei Fertigstellung benachrichtigt.
Kann ich meine bevorzugten Export-/Import-Einstellungen speichern?	Ja, über die Voreinstellungen. Sie können mehrere Voreinstellungen anlegen, eine davon als Standard festlegen und – mit Administrationsrechten – mit anderen Benutzerinnen und Benutzern teilen.
Wo sehe ich die genaue technische Export-Anfrage?	Über den Link „Anfrage anzeigen" im Export-Fenster.

Daten exportieren und importieren: Funktionen, Formate und Voreinstellungen im Überblick