Beschreibung
Mit der Funktion PDF-Dateien komprimieren, ist es möglich die Dateigrösse eines solchen Dokuments zu reduzieren. Diese Aktion kann jeweils im Dateimanager oder in der Dateiliste ausgeführt werden.
Anleitung
Um eine PDF Datei zu komprimieren, sollte Ihnen die Dateigrösse bekannt sein. In den verschiedenen Ansichten des Filemanagers kann via "Spaltenauswahl" das Anzeigen der Dateigrösse eingestellt werden.
Eine einzelne Datei komprimieren:
Im Dateimanager kann ein PDF per Rechtsklick auf das PDF Icon die Funktion PDF-Dateien komprimieren aufgerufen werden.
Eine weitere Möglichkeit diese Funktion aufzurufen geht ebenso per Klick auf das blaue Funktionsauswahlfenster
Bevor Sie das Komprimieren abspeichern können, werden Sie vom System befragt in welcher Qualität Sie die Verkleinerung ausführen möchten, und bitte entscheiden Sie sich für die Ihnen geeignete Auswahl. Bitte wählen Sie den Komprimierungsgrad aus:
Beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Hingegen ist es möglich die Komprimierung nochmals in einer noch niedrigeren Qualität (falls noch nicht gemacht) vorzunehmen.
Sollten Sie eine falsche Datei ausgewählt haben, die man nicht mehr oder grundsätzlich nicht komprimieren kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung des Systems.
Die komprimierte Datei wird gleichzeitig auch als PDF/A gespeichert, wenn Sie diese Auswahl ankreuzen.
Ist die Komprimierung erfolgreich durchgeführt worden, wird die reduzierte Grösse in der Übersicht angezeigt, zudem erhalten Sie kurz eine Systemmeldung, die Ihnen angibt um wieviel reduziert wurde.
Mehrere Dateien gleichzeitig komprimieren
a) Im Dateimanager:
Sobald Sie im Dateimanager mehrere Dateien markieren, öffnet sich der Bereich "Gruppenaktionen" mit der Auswahl "PDF-Dateien komprimieren".
Markieren Sie Ihre Auswahl und gehen Sie vor wie oben beschrieben.
b) In der Dateiliste:
Die Dateiliste bietet im Gegensatz zum Filemanger den Vorteil, dass Sie sich bereits komprimiere Dateien anzeigen lassen können. Wenn Sie bei der Spaltenauswahl die "Komprimierungsstufe" selektieren, können Sie in der Übersicht sehen, wie stark die Dateien jeweils reduziert wurden.
Unter dem Filterbereich gibt es die Möglichkeit nach der Komprimierungsstufe zu selektieren und in der Gruppenaktion weiter Komprimierungen einzelner oder mehrerer Dokumente durchzuführen.
Sobald Sie Dateien via Komprimierungsstufe aufrufen, werden Ihnen automatisch nur noch pdf Dateien angezeigt. Unter der Gruppenaktion können auch hier wieder die Dateien komprimiert werden.
Nutzen
Um den Speicherplatz im BrokerStar möglichst klein zu halten, sollten gescannte Dokumente sowie PDFs, die eine zu hohe Dateigrösse aufweisen, komprimiert abgelegt werden.
Gut zu wissen
- Gleichzeitig mit der Komprimierungsausführung, kann das PDF auch in ein PDF/A konvertiert werden
- Wenn eine Datei bereits kein grosses Volumen hat und dennoch die Komprimierungsfunktion angewendet wird, würden Metadaten hinzufügt und die Datei wäre allenfalls nach dem Prozess grösser. Das System erkennt dies jedoch und belässt die Datei auf der selben Grösse.
- Via "Gruppenaktion" können mehrere Dateien gleichzeitig komprimiert werden
- BrokerStar zeigt auf, wenn ein PDF bereits komprimiert wurde
- Es ist möglich nach komprimierten PDFs zu selektieren
- Achtung, kann ein PDF nicht mehr komprimiert werden, wird die Funktion im Menu nicht mehr angezeigt
- Wenn die Aktion länger als 30 Sekunden dauert, wird sie im Hintergrund ausgeführt.
- Es gibt keinen Timeout/Speicherlimit-Fehler bei der Verarbeitung großer Datenmengen.
- Das PDF wird so komprimiert, dass der Inhalt lesbar bleibt.
- Im Dateizugriffsprotokoll wird festgehalten, wann und von wem die Änderung vorgenommen wurde.
Limitierungen
- Wurde ein PDF irrtümlicherweise bis zur Unlesbarkeit komprimiert, ist dieser Prozess nicht mehr rückgängig zu machen
- es gibt keine Vorschau, die zeigt, wie das Dokument nach dem Komprimieren aussieht